Che tu sia un libero professionista, un artigiano o il titolare di una piccola impresa, emettere fatture corrette è un obbligo legale e fiscale. In Italia la normativa sulla fatturazione è regolata dal DPR 633/1972 (Legge IVA) e, per la fattura elettronica, dal DL 127/2015. Una fattura con dati mancanti o errati può essere rifiutata dallo SDI, causare problemi con l'Agenzia delle Entrate e impedire al cliente di detrarre l'IVA. Questa guida ti spiega tutti i dati obbligatori, come gestire l'IVA, il regime forfettario e la fattura elettronica.
L'obbligo di fatturazione scatta per tutte le operazioni rilevanti ai fini IVA effettuate da soggetti passivi (imprenditori, artigiani, professionisti con partita IVA). In particolare:
Ai sensi dell'art. 21 del DPR 633/1972, ogni fattura deve contenere i seguenti elementi:
| Dato | Note |
|---|---|
| Data di emissione | La data in cui la fattura viene emessa |
| Numero progressivo | Numerazione sequenziale, univoca per anno solare |
| Dati del cedente/prestatore | Nome/denominazione, indirizzo, partita IVA o codice fiscale |
| Dati del cessionario/committente | Nome/denominazione, indirizzo, partita IVA o codice fiscale (se soggetto IVA) |
| Descrizione dei beni o servizi | Natura, qualità e quantità dei beni ceduti o servizi prestati |
| Base imponibile | Il corrispettivo al netto dell'IVA |
| Aliquota IVA | 22%, 10%, 5%, 4% o esente/escluso |
| Importo IVA | Calcolato applicando l'aliquota alla base imponibile |
| Totale fattura | Base imponibile + IVA |
| Aliquota | Applicazione |
|---|---|
| 22% (ordinaria) | La maggior parte dei beni e servizi |
| 10% (ridotta) | Alimenti trasformati, somministrazione di alimenti, turismo, trasporto, ristrutturazioni |
| 5% (ridotta) | Alimenti particolari, assistenza sociale, alcuni servizi socio-sanitari |
| 4% (super-ridotta) | Beni di prima necessità: pane, latte, libri, giornali, abitazione prima casa |
| Esente / Fuori campo | Prestazioni mediche, assicurative, educative, affitti abitativi |
Se sei in regime forfettario (ricavi fino a 85.000 €/anno), non applichi l'IVA sulle tue fatture. Devi però indicare obbligatoriamente la seguente dicitura:
"Operazione effettuata ai sensi dell'art. 1, commi da 54 a 89, Legge n. 190/2014 e succ. modifiche/integrazioni — Regime Forfetario. Non soggetto ad IVA."
Inoltre, le fatture forfettarie sono soggette a imposta di bollo da 2 € per importi superiori a 77,47 €. Puoi applicarla virtualmente (marca da bollo digitale) nella fattura elettronica.
Ritenuta d'acconto: Se sei un professionista (non imprenditore), il committente che è sostituto d'imposta deve applicare una ritenuta del 20% sul compenso netto. La ritenuta si sottrae dal totale da incassare ma non riduce il tuo reddito imponibile: verrà compensata in sede di dichiarazione dei redditi.
Dal 1° gennaio 2019 la fatturazione elettronica è obbligatoria per quasi tutti i soggetti IVA. Le fatture devono essere emesse in formato XML (FatturaPA), firmate digitalmente e trasmesse tramite il Sistema di Interscambio (SDI) gestito dall'Agenzia delle Entrate. Il destinatario le riceve attraverso il proprio codice destinatario o PEC.
Il regime forfettario era temporaneamente escluso, ma dall'1 luglio 2022 l'obbligo si è esteso ai forfettari con ricavi superiori a 25.000 €, e dall'1 gennaio 2024 vale per tutti i forfettari senza soglia.
La legge richiede che le fatture abbiano un numero progressivo. La progressione deve essere univoca e senza interruzioni per anno solare. Sono ammesse serie separate (es. serie A, serie B) per diverse tipologie di operazioni, ma ciascuna serie deve essere progressiva internamente.
Esempi di numerazione ammessa:
La fattura deve essere emessa:
Le fatture devono essere conservate per 10 anni dalla data di emissione (art. 2220 c.c.). Le fatture elettroniche devono essere conservate nel rispetto del processo di conservazione sostitutiva secondo il Codice del Consumo Digitale, che garantisce autenticità, integrità e leggibilità nel tempo.
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Crea fattura gratisPer le operazioni soggette all'obbligo di fatturazione elettronica, no. Tutte le fatture B2B devono passare dallo SDI in formato XML. Per le operazioni fuori campo o esenti, è ancora possibile la fattura cartacea o PDF.
Se la fattura è già stata accettata dallo SDI, non puoi modificarla. Devi emettere una nota di credito (TD04) per annullarla totalmente o parzialmente, poi riemettere la fattura corretta.
L'IVA si versa trimestralmente (o mensilmente per contribuenti con volumi elevati) tramite liquidazione IVA. Il versamento avviene entro il giorno 16 del secondo mese successivo al trimestre di riferimento.
Nella fattura elettronica la firma è garantita dalla trasmissione tramite SDI. Nelle fatture analogiche (cartacee o PDF) non è obbligatoria la firma autografa, ma è prassi apporla per conferire maggiore credibilità al documento.