Tanto si eres autónomo, freelance o llevas una pequeña empresa, disponer de una buena plantilla de factura te ahorra tiempo y errores. En España, la factura tiene requisitos legales concretos recogidos en el Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012). Una factura incompleta puede ser rechazada por tu cliente o generar problemas con Hacienda. En esta guía te explicamos qué campos son obligatorios, cómo aplicar el IVA correctamente y cómo descargar una plantilla gratuita lista para usar.
Una factura es el documento mercantil que acredita la entrega de bienes o la prestación de servicios entre empresas o profesionales. En España, estás obligado a emitir factura cuando:
Según el artículo 6 del Real Decreto 1619/2012, toda factura completa debe contener:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Número de factura | Serie y número correlativo (ej. A-2026-001) |
| Fecha de expedición | Día en que se emite la factura |
| Fecha de operación | Cuándo se realizó la entrega o prestación (si difiere de la fecha de emisión) |
| Nombre y apellidos / Razón social del emisor | Tu identificación completa |
| NIF/CIF del emisor | Número de Identificación Fiscal |
| Domicilio del emisor | Dirección fiscal completa |
| Nombre y apellidos / Razón social del receptor | Identificación de tu cliente |
| NIF/CIF del receptor | Obligatorio en operaciones B2B o cuando el importe sea superior a 400 € |
| Domicilio del receptor | Dirección fiscal del cliente |
| Descripción de la operación | Qué bienes o servicios se están facturando |
| Base imponible | Importe antes de IVA |
| Tipo impositivo de IVA | 21%, 10%, 4% o exento |
| Cuota de IVA | Importe del IVA calculado |
| Importe total | Base imponible + cuota de IVA |
| Tipo | Porcentaje | Aplica a |
|---|---|---|
| General | 21% | La mayoría de bienes y servicios |
| Reducido | 10% | Alimentos procesados, hostelería, transporte de viajeros, vivienda nueva |
| Superreducido | 4% | Pan, leche, huevos, frutas, verduras, libros, medicamentos |
| Exento | 0% | Servicios sanitarios, educación, servicios financieros, alquiler de vivienda |
Recargo de equivalencia: Los comerciantes minoristas que vendan a particulares deben aplicar el recargo de equivalencia: 5,2% adicional al IVA general (21%), 1,4% al reducido (10%) y 0,5% al superreducido (4%).
La factura simplificada (antiguamente llamada "ticket") puede emitirse en lugar de la factura completa cuando el importe no supera los 400 € IVA incluido, o cuando el receptor no exige la factura completa. No es válida para que el receptor deduzca el IVA si el importe supera los 100 €. En la factura simplificada no es necesario incluir los datos del destinatario.
La numeración debe ser correlativa y sin saltos. Puedes usar series distintas para distintos tipos de operaciones (exportaciones, operaciones nacionales, etc.). Ejemplos válidos:
Si eres autónomo y prestas servicios a empresas o profesionales, debes incluir la retención de IRPF en tu factura. El tipo general de retención es el 15% (7% durante los dos primeros años de actividad). La retención se resta del importe a cobrar: tú cobras menos, pero tu cliente ingresa esa retención a Hacienda en tu nombre.
Ejemplo de cálculo:
España está avanzando hacia la facturación electrónica obligatoria. En el País Vasco ya es obligatorio el sistema TicketBAI para todos los contribuyentes. A nivel nacional, el sistema Verifactu (antes denominado SII extendido) será obligatorio próximamente para empresas y autónomos que facturen a otras empresas. Aunque la normativa definitiva sigue en desarrollo, es conveniente usar herramientas que puedan adaptarse a estos requisitos.
Las facturas deben conservarse durante 4 años (plazo de prescripción fiscal) y hasta 6 años por normativa mercantil. Para inversiones en activos, el plazo puede extenderse a 10 años por el derecho a deducir el IVA soportado.
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Crear factura gratisSí. La factura electrónica (en PDF u otro formato) tiene la misma validez legal que la factura en papel, siempre que el destinatario dé su consentimiento y sea posible garantizar la autenticidad e integridad del documento.
Si tu actividad está exenta de IVA (enseñanza, servicios médicos, seguros, etc.), no debes repercutir IVA en tus facturas. Debes indicar el motivo de exención (ej. "Exento de IVA según el artículo 20 de la Ley del IVA").
Es la factura que corrige errores o recoge devoluciones de una factura ya emitida. Debe hacer referencia a la factura original que rectifica y usar una serie diferente (ej. serie "R").
No, si estás obligado a facturar. Además, en España existe el límite de 1.000 € para pagos en efectivo en operaciones entre empresarios o entre empresario y particular. Superar ese límite puede implicar sanciones.