Eine korrekte Rechnung zu schreiben ist für Freiberufler, Selbstständige und Kleinunternehmer in Deutschland unerlässlich. Fehlen Pflichtangaben, riskieren Sie Bußgelder vom Finanzamt — und Ihr Kunde kann die Vorsteuer nicht abziehen. Diese Anleitung zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie eine rechtskonforme Rechnung erstellen, welche Angaben zwingend erforderlich sind und wie Sie in weniger als zwei Minuten eine professionelle PDF-Rechnung generieren.
Eine Rechnung ist ein Dokument, mit dem Sie gegenüber einem Kunden eine erbrachte Leistung oder gelieferte Ware abrechnen. In Deutschland regelt das Umsatzsteuergesetz (§14 UStG), welche Angaben eine Rechnung enthalten muss. Die Pflicht zur Rechnungsstellung besteht, wenn Sie:
Für B2C-Leistungen müssen Sie auf Verlangen des Kunden innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen.
Jede Rechnung, bei der der Betrag über 250 Euro liegt, muss folgende Angaben enthalten:
| Pflichtangabe | Erläuterung |
|---|---|
| Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers | Ihre Firmenbezeichnung oder Ihr vollständiger Name als Freiberufler |
| Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers | Name und Adresse Ihres Kunden |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | Ihre vom Finanzamt zugeteilte Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer |
| Ausstellungsdatum | Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wird |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | Jede Rechnung benötigt eine einmalige Nummer (z. B. RE-2026-001) |
| Beschreibung der Leistung | Genaue Bezeichnung der Art und des Umfangs der erbrachten Leistung |
| Leistungsdatum / Leistungszeitraum | Wann die Leistung erbracht oder die Ware geliefert wurde |
| Nettobetrag | Entgelt ohne Umsatzsteuer |
| Steuersatz und Steuerbetrag | 19 % (Regelsteuersatz) oder 7 % (ermäßigter Satz) |
| Gesamtbetrag (Brutto) | Nettobetrag zzgl. Umsatzsteuer |
Kleinstbetragsrechnung: Bei Rechnungen bis 250 Euro brutto (§33 UStDV) gelten vereinfachte Anforderungen. Es reichen: Rechnungsaussteller, Datum, Leistungsbeschreibung, Entgelt und Steuersatz.
Als Kleinunternehmer (Umsatz im Vorjahr ≤ 22.000 €, im laufenden Jahr voraussichtlich ≤ 50.000 €) sind Sie von der Umsatzsteuer befreit. Auf Ihrer Rechnung dürfen Sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen fügen Sie folgenden Hinweis ein:
"Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Achten Sie darauf: Wenn Sie versehentlich Umsatzsteuer ausweisen, schulden Sie diese dem Finanzamt — auch wenn Sie eigentlich befreit sind.
| Steuersatz | Gilt für |
|---|---|
| 19 % (Regelsteuersatz) | Die meisten Waren und Dienstleistungen |
| 7 % (ermäßigter Satz) | Lebensmittel, Bücher, Zeitungen, Kultur, öffentlicher Nahverkehr |
| 0 % (Steuerbefreiung) | Innergemeinschaftliche Lieferungen, Ausfuhren, bestimmte Heilberufe |
Tragen Sie oben links oder rechts Ihre vollständigen Kontaktdaten ein: Firmenname oder Name, Straße und Hausnummer, PLZ und Ort, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Darunter folgen die Kontaktdaten Ihres Kunden (Rechnungsempfänger).
Vergeben Sie eine eindeutige Rechnungsnummer — sie muss fortlaufend und einmalig sein. Gängige Formate sind RE-2026-001 oder 2026-001. Ergänzen Sie das Rechnungsdatum und das Leistungsdatum (oder den Leistungszeitraum).
Listen Sie alle erbrachten Leistungen oder gelieferten Waren auf. Jede Position enthält Menge, Einheit, Beschreibung, Einzelpreis (netto) und Gesamtpreis (netto). Klare, präzise Beschreibungen vermeiden Rückfragen.
Berechnen Sie die Nettosumme aller Positionen. Berechnen Sie darauf den Umsatzsteuerbetrag (19 % oder 7 %). Die Bruttosumme ist Nettosumme + Umsatzsteuer. Sind mehrere Steuersätze zutreffend, weisen Sie diese getrennt aus.
Geben Sie Ihr Bankkonto an (IBAN und BIC), nennen Sie das Zahlungsziel (z. B. "Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug") und erwähnen Sie ggf. Skonto oder Mahngebühren.
Die fortlaufende Rechnungsnummer muss lückenlos und einmalig sein, muss aber nicht zwingend numerisch sein. Kombinationen aus Buchstaben, Zahlen und Bindestrichen sind erlaubt, solange sie fortlaufend und einmalig vergeben werden. Erlaubt sind beispielsweise:
Achtung: Lücken in der Nummernfolge sind problematisch. Sollte eine Rechnung storniert werden, erstellen Sie eine Stornorechnung — löschen Sie nie einfach eine Rechnungsnummer.
Nach §14b UStG müssen Rechnungen 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Rechnungen dürfen auch digital archiviert werden, müssen aber jederzeit lesbar und unveränderbar gespeichert sein (GoBD-konform).
Bei Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Mitgliedstaaten gilt häufig das Reverse-Charge-Verfahren: Sie stellen die Rechnung ohne Umsatzsteuer aus und vermerken: "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge)." Geben Sie außerdem Ihre USt-IdNr. und die des Kunden an. Die Leistung müssen Sie in der Zusammenfassenden Meldung (ZM) beim Bundeszentralamt für Steuern melden.
Ab 2025 wird in Deutschland die E-Rechnungspflicht für B2B-Umsätze schrittweise eingeführt. Unternehmen müssen elektronische Rechnungen im strukturierten Format (XRechnung oder ZUGFeRD) empfangen können. Als Aussteller gelten bis Ende 2026 Übergangsfristen. PDF-Rechnungen bleiben vorerst weiter zulässig, insbesondere für kleine Unternehmen.
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Rechnung erstellenJa, grundsätzlich ist eine handschriftliche Rechnung zulässig. In der Praxis ist eine digitale oder gedruckte Rechnung jedoch professioneller und einfacher zu archivieren. Wichtig ist, dass alle Pflichtangaben enthalten sind.
Bei vorsätzlichem Ausweis falscher Steuerbeträge kann ein Bußgeld von bis zu 5.000 Euro verhängt werden (§26a UStG). Darüber hinaus kann das Finanzamt fehlerhafte Rechnungen als Grundlage für Steuernachforderungen nutzen.
Ja. Die fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer ist eine Pflichtangabe nach §14 Abs. 4 Nr. 4 UStG — unabhängig davon, ob Sie Unternehmer, Freiberufler oder Kleinunternehmer sind.
Netto ist der Betrag ohne Umsatzsteuer. Brutto ist der Betrag inklusive Umsatzsteuer. Bei einem Nettobetrag von 1.000 Euro und 19 % MwSt beträgt die Steuer 190 Euro — der Bruttobetrag beläuft sich auf 1.190 Euro.